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Muss ein Unternehmen bei einem Microsoft Software-Audit mitwirken?

28.01.2016 - Dass man mit Unwissenheit von Geschäftspartnern gutes Geld verdienen kann, war lange Zeit bekannt. Noch besser funktioniert das Geschäftsmodell, wenn man ein schlechtes Gewissen der Kunden ausnutzt und sich als Helfer in der Not ausgibt. Anders können wir uns nicht erklären, dass überall im Internet Hilfe für die Unterstützung bei Software-Überprüfungsanfragen von Microsoft angeboten wird, kaum einer jedoch offen ausspricht, dass Microsoft in den meisten Fällen gar keinen Anspruch darauf hat, Auskünfte zu erhalten.

Wir kennen die blauen Briefe seit langer Zeit. Ein freundlicher Sachbearbeiter von Microsoft gibt sich hilfsbereit als persönlicher Ansprechpartner für eine Softwareüberprüfung aus. Sehr höflich wird der Unternehmer, häufig direkt der IT-Verantwortliche aufgefordert, eine Excel-Liste auszufüllen. In dieser Liste soll das Unternehmen über sämtliche eingesetzte Hardware, einschließlich der Anzahl der vorhandenen Handys Auskunft erteilen. Die Erinnerungsmails werden zunehmend forscher und unfreundlicher. Microsoft erweckt den unmissverständlichen Eindruck, als sei es die Verpflichtung des Kunden, eine vollständige Lizenzierung, sowie den gesamten Software- und Hardwarebestand des Unternehmens offen zu legen.

Sucht man im Internet mit den Suchbegriffen „Microsoft Software-Audit“ findet man neben einigen neutralen Quellen, die die Häufigkeit der Audits beschreiben auch „Rettungsangebote“ von Softwareberatern, die die Unterstützung beim Software-Audit anbieten und eine 100%-ige Erfolgsquote (für Microsoft oder den Kunden?) versprechen. Das Angebot klingt schlüssig. Jeder Unternehmer würde lieber erst mit einem Fachmann sprechen, bevor man selbst Auskünfte an Microsoft erteilt. Was an dieser Stelle jedoch verschwiegen wird, ist die nicht unerhebliche Tatsache, dass Microsoft möglicherweise gar keinen Anspruch darauf hat, diese umfangreichen sensiblen Informationen über ein Unternehmen zu erhalten.

Natürlich mag es eine gute Idee sein, dass ein Unternehmen seinen Softwarelizenzbestand kritisch überprüft und fehlende Lizenzen nachkauft. Wir würden niemanden empfehlen, dauerhaft Straftaten zu begehen. Genauso wenig würden wir allerdings einem Mandanten empfehlen, Microsoft diejenigen Informationen frei Haus zu liefern, die für eine zivil- oder strafrechtliche Durchsetzung von Ansprüchen erforderlich sind und bisher vielleicht gefehlt haben.

Welchen Anspruch auf Auskunft hat Microsoft?

In Betracht kommen sowohl vertragliche Ansprüche, die durch eine freiwillige Vereinbarung des Kunden entstanden sind und gesetzliche Ansprüche, die an ein bestimmtes (Fehl-)Verhalten anknüpft. Das Recht auf Durchführung einer Auditierung kann in einem Lizenzvertrag vereinbart werden. Typisch sind solche Vereinbarungen bei Volumenlizenzverträgen, nicht aber bei der Installation einer Standardsoftware aus der Schachtel. Nur weil in einem Vertrag auch steht, dass Microsoft jederzeit ins Unternehmen marschieren möchte um sämtliche Rechner zu inspizieren, begründet dies noch lange keinen wirksamen Anspruch darauf. Eine Audit-Klausel, die in den allgemeinen Geschäfts- oder Lizenzbedingungen enthalten sind, verdient eine genaue Prüfung. Die Wahrscheinlichkeit ist hoch, dass sie unwirksam ist. Gründe für eine solche Unwirksamkeit können beispielsweise sein, dass die Interessen des Lizenznehmers auf Wahrung von Geschäftsgeheimnissen nicht ausreichend berücksichtigt werden oder dass für die Prüfung keine Verhältnismäßigkeitsvoraussetzungen genannt werden. Eine aktuelle oder gefestigte Rechtsprechung zu dieser Art von Klauseln gibt es nicht, wir sind schließlich nicht im Mietrecht. Bei der Rechtsprechungsrecherche finden wir aber auch wenige Urteile, wo ein Softwareunternehmen die Durchführung des Software-Audits erfolgreich eingeklagt hat. Solche Sachen gehen selten vor Gericht, was aber auch bedeutet, dass Ansprüche hieraus auch selten gerichtlich durchgesetzt werden.

Hier ist wohlgemerkt die Rede von der Durchführung des Audits, bzw. der Erteilung von Auskünften. Wenn eine Auskunft einmal erteilt wird und sich hieraus eine Urheberrechtsverletzung ergibt, werden diese Ansprüche sehr wohl gerichtlich verfolgt.

Gesetzliche Ansprüche auf Auskunft sind für einen Lizenzgeber noch schwerer durchzusetzen. Grundlage nach § 101 Urheberrechtsgesetz für einen Auskunftsanspruch ist der Nachweis oder die hohe Wahrscheinlichkeit einer Rechtsverletzung. Der Auskunftsanspruch beschränkt sich dann jedoch auf Auskunft zu diesem aufgedeckten Verletzungsfall und nicht auf die Ausforschung von anderen Verletzungshandlungen. Das Aufwenden einer einzelnen Programmkopie, die nicht ordnungsgemäß lizenziert wurde, ist also noch keine Eintrittskarte für Auditierungen.

Wie laufen Auditierungsverlangen typischerweise ab?

Microsoft hat mit seiner abnehmend freundlichen Beharrlichkeit anscheinend einigen Erfolg. Viele Unternehmen kooperieren zähneknirschend und erteilen die geforderten Angaben und kaufen schließlich etwaige fehlende Lizenzen nach. Ist die Auskunft erst einmal erteilt, führt auch kaum ein Weg an einer Nachlizenzierung vorbei.

Manche Unternehmen suchen nach externer Hilfe und finden Beratungsunternehmen, die sie beim Einkauf von Lizenzen unterstützen. Wir möchten nicht in Abrede stellen, dass eine extern begleitete Analyse des Lizenzbestandes sinnvoll ist. Dies sollte jedoch nicht unter dem Eindruck einer tatsächlich nicht bestehenden Verpflichtung zur Zusammenarbeit mit Microsoft geschehen. Wer pauschal eine Aussage trifft, dass Microsoft ein Auditrecht hat oder nicht hat, kann die Interessen seines Kunden nach unserer Auffassung nicht sachgerecht wahrnehmen.

Wie soll sich ein Unternehmen verhalten, wenn es von Microsoft zur Lizenzüberprüfung aufgefordert wird?

Überprüfen Sie, ob Sie mit Microsoft direkt einen Vertrag geschlossen haben, der wirksam ein Auditrecht vorsieht. Sollte dies nicht der Fall sein, können Sie das freundliche Angebot von Microsoft wie jede andere Werbung betrachten und sie entweder freundlich zurückweisen oder ignorieren.

Haben Sie Grund zur Annahme, dass Microsoft aufgrund eines konkreten Tatverdachtes Erkundigungen anstellt? Die BSA (Business Software Alliance) hat vor einigen Jahren eine Kampagne gestartet, bei der Arbeitnehmer bis zu 10.000,00 € Prämie erhalten, wenn sie ihren Betrieb erfolgreich anschwärzen. Hat Ihnen jemand fälschlich unterstellt, Sie würden Software-Piraterie betreiben? In dem Fall könnten Sie selbst Strafanzeige wegen Verleumdung (§ 187 StGB), übler Nachrede (§ 186 StGB), Vortäuschen einer Straftat (§ 145d) oder dem Verrat von Geschäftsgeheimnissen erstatten (§ 17 UWG).

Was aber, wenn Sie tatsächlich befürchten, dass Ihnen einzelne Lizenzen fehlen könnten?

Das ist der Standardfall, mit dem auch Microsoft rechnet. Gerade mittelständische Unternehmen haben häufig kein professionelles Lizenzmanagement und im Zuge des Wachstums passiert es auch ohne besondere kriminelle Energie, dass mehr Software installiert als eingekauft wird. In diesem Fall ist es umso wichtiger, keine belastenden Informationen nach außen zu geben. Natürlich sollten Sie rechtswidrige Zustände beseitigen, sei es durch Beschaffung von Lizenzen oder die Einstellung einer Nutzung. Gerade bei Standardsoftware, die häufig schon seit vielen Jahren auf dem Markt ist, lassen sich günstige Lizenzen entweder als gebrauchte Lizenzen oder aus Volumenverträgen günstig beschaffen.


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